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导读：许多企业在ERP上线初期将传统的自家的管理信息搬上了系统，并且至今还在延用。那么作为信息工具，ERP与传统的到底有什么区别呢？本文从作业管理谈起。

就企业生产运作而言，管理可分三个阶段：计划阶段、执行计划阶段和实施计划阶段。我们分别将它们对应企业熟悉的计划管理、物流管理和作业管理3个层面。那么企业管理是如何操作的呢。

计划管理：每月计划部门都要依据销售计划、产品库存等信息编制生产计划，因为做mps/mrp计算，要求的数据太多，信息量太大，故会发给采购部门、车间做采购计划和车间作业计划完成。

物流管理：然而采购计划的执行指令是采购定单。同理车间作业计划的执行指令是生产定单。假设采用“推式”的物流管理方法“当采购的物料入库以后，生产定单便可以领料投产了；当产品加工完成入库以后，销售定单便可以出库交给客户了”。显然，物流是随定单变化的。

作业管理：作业是针对企业主营项目的交易行为的。例如制造业的主营项目是产品，物料则是企业资源管理的重点（ERP称“主文件”）。那么企业的日常作业有：采购入库、生产领料、产品入库、销售出库，即入库与出库（ERP称交易行为）。不言而喻，计划和定单都是用来控制与管理作业行为的。因此“靶向作业行为”，故作业管理是本文的重点。理论说“交易行为”管理。接下来我们看一下“传统与ERP的作业管理场景”。

图1 传统的作业管理场景

图1以企业档案管理系统平台为例。平台分享了“企业管理标准、业务流程和产品资料”。它们是用来指导员工们工作的。

传统的作业管理特点：

1）被分享的文件并不能限制员工的作业行为，所以企业特别强调员工“爱岗敬业，精益求精”的精神养成。

2）而业务流程仅是一个规定，员工在作业过程中难免会出错。

3）所以管理者们依据业务流程，设计了对应的作业凭证，要求员工按凭证操作，并保存凭证。凭证管理一方面可以规范作业的顺序，另一方面还可以作为原始数据，追溯过往的交易行为。即用凭证来弥补上述的管理缺陷。

4）虽然凭证管理解决了作业顺序的问题，但是凭证最终都保存在员工的手里，原始数据不能共享，留下了作业信息的问题。

5）故设计者们要求通过“月收发存报表”（即收集、归集、统计凭证），让作业信息回到管理者手里。待管理者们查阅报表发现问题以后，再用凭证追溯，“寻根求源”逐一解决。

所以，传统作业管理中存在着三大问题：其一，企业档案管理系统平台可以指导工作，需要“企业精神”完成作业，但存有出错的风险。其二，纸质定单在员工手中，存有计划执行出错的风险。其三，纸质凭证在保存过程中，存有丢失、乱用的风险。这三大问题中的任何一个，都是企业管理者身边的“一颗定时炸弹”。

图2 ERP的作业管理场景

图2ERP作业管理。基础数据、管理因子（要素）设置、业务流程都被固化在系统里了。

ERP的作业管理特点是：

1）由于ERP系统固化了业务流程，因此ERP应该平台会限制了作业行为。例如当生产计划下达后，平台才可以调出采购定单或生产定单。同理当采购、生产和销售定单确认后，平台才可以有相应的“人机对话”的操作界面。避免了定单和作业误操作的风险。

2）又有定单管理可以设置管理因子，故可避免员工违规作业的风险。如采购入库设置：限制超量入库，那么供应商多送了货，仓库人员也不能入库，避免了作业人情，等等。

3）还有作业流程也被固化了，避免了物料“入/出”交易时，错用、乱用的行为。

4）另有交易中的所有凭证，都随平台作业一并采集、保存在系统里，并与定单关联。故凭证与定单信息同步并共享。

5）最后，当然也是最重要的，基础数据的全员动态共享：“随用随到”大大地提高了员工物料的辨识度，及工作效率。

1）ERP系统固化了基础数据、业务流程、作业规则，及一些传统管理经验。为企业的基础数据管理提供了良好得条件。

2）ERP平台作业简单、快捷，不仅方便员工作业，也方便新人上岗。

3）特别是平台电子凭证的应用，使得定单作业有序，输入智能化，操作简单。解决了员工“交易”时填写、签名、保存凭证的困惑，大大提高了“物料交易”的效率。

到此，我们了解了企业的作业，ERP的“交易行为”。即知道了它是“如何做”的问题；接下来，要了解的是“如何管”的问题。后者是如何利用信息的问题。那么ERP与传统的信息结构有什么区别呢？请看下期ERP作业管理场景分析（2）。

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